近年来，国内科研体制发生了一系列变化，特别在科研资源配置上，相当一部分科研院所把科研工作者对外争取到科研项目数目和科研经费多少作为科研工作评价与考核的硬性指标，并将此与个人利益和职称晋升挂钩。在这种大形势下，每年立项和结题的课题数目愈加多，项目经费数目愈加大，同时结题项目档案水平却滑坡明显。科研档案是本单位和社会一笔宝贵的可再生财富，为此大家需要认真剖析缘由，准时调整工作方法办法，努力提升科研档案水平，尽力让科研档案工作适应年代需要，为单位和社会保留有价值的科研档案资料。

1、科研档案水平降低的表现及其缘由

科研档案的水平主要包含两个方面，一是内容水平，即科研档案所反映的科研成就的技术水平及数据准确性。其二是案卷水平，即科研档案案卷中科研文件材料的完整性、系统性和规范化程度[1]。近年来，相当一部分科研院所单位的科研档案水平呈不同程度的降低趋势，具体有以下表现：

（一）归档材料的完整性差

绝大多数结题科研项目只保存了管理部门上交的管理性文件，譬如：项目可研报告、计划书、任务书、合同书、年度进展报告、结题报告。很多研制阶段的技术性文件，譬如：测试报告、工艺步骤、技术配方、设计秘诀、合作单位协议、实验记录本等重点技术材料，仍留在科研职员手中，未向档案馆移交。

这样的情况究其缘由大致有两点：第一，市场经济条件下，科研角逐很激烈，在项目原创性本身不强的状况下，所谓的革新点可能就是一层窗户纸，一捅即破。因此科研职员有一种担忧，生怕过多的材料交到档案室有泄密风险，不如留在自己手中，预防技术秘密外泄，从而保护好自己切身利益。第二，现在科研体制下的项目组，为自己存活总是拥有多个项目同时在研，主要参与职员一般是研究生和少部分员工，这样，项目周期长、职员组成多、职员流动大的弊病凸显，形成的原始材料数目繁多、类型冗杂而且分散于每个项目组成员间，要统一收齐或采集到有档案价值的资料困难程度非常大。第三，近年国家科研项目经费投入不断增多，很多动辄千万上亿的项目涌现，这类重大项目涉及学科多、范围多、单位多、职员多，要形成完整性强、水平高的档案困难程度很大。

（二）归档材料的系统性差

科研档案因以一个专题为研究对象，每一个专题都要有一个完整的科研过程，形成的档案专题性、系统性和成套性非常强。然而在目前科研体制的变化下，同一个研究专题的经费来源很多样化，除去传统的科技部、基金委、财政部等国家纵向财政拨款外，很多横向经费包含：地方配套经费、单位自有资金、企业合作资金、海外合作资金、科技贷款等等都可以介入科研活动。科研职员为自己存活，不断去争取各种来源的项目经费，然而结题方法的简单化和形式化，又使得科研职员容易忽略研究活动过程中的办法、思想、结果和经验，忽略项目与项目之间的互助和递进关系，人为割裂了科研活动过程中的连续性、系统性。

在实质工作中，即使是一线科研职员自己也不了解归档应该上交哪些资料，不了解什么是项目要紧资料，值得保存，更有甚者不想上交要紧资料，由于后续各种项目申请还需要用。这种多元化的科技投入方法本身并无过错，但科研档案采集困难程度增大和档案资料的水平没办法保证[2]。

（三）归档文件中复印件增多

其中可能是什么原因大致有以下几方面：第一，因为课题鉴别报奖时需要向有关部门上交原件，而原件数目有限，为了确保通过鉴别和获得奖励形式审察，只能将复印件提供给档案部门归档。第二，产生的测试报告、合作协议、用报告、实验记录本等原件，包含论文、专利等，为了多个项目结题交差反复用，这类资料在多个项目中重复出现，只能上交复印件给档案部门。

2、提升科研档案水平的什么时间对策

上文提出一些科研院所科研档案水平降低的表现并剖析了可能是什么原因。就解决对策而言，因为国家科研体制机制正在变革中，有的问题现在还没办法改变。仅从单位内环境出发，还是有很多提高和优化的可能。

（一）提升职员的档案规范化意识

对于单位管理层来讲，科研档案是本单位和社会一笔宝贵的可再生财富，这需要管理层有高度认识，切实认同科研档案工作对本单位可持续进步的意义，对已经打造的档案规范，狠抓落实，同时在人、财、物上给予保障。

对专职档案职员来讲，传统的“等、靠、要”的思想和消极意识不可要。有条件的单位可以聘用高校档案专业职员负责科研档案业务整理和业务指导。没条件的，需要其他专业职员兼任担当科研档案管理职员的，必须要让该职员先期参加专业机构的业务人员培训或在职进修，提升科研档案的规范化管理水平。只有单位科研档案管理职员熟知档案管理规范，提高档案工作重要程度的意识，才能使得单位的建档和科研工作相互协调，才能理顺科研档案的归档程序，学会规律，确保可以系统、准确、完整、高效地进行科研档案采集。

对一线科研职员来讲，具备好的科研作风是形成优质科研档案的必要条件。本着对自己和对单位负责任的态度，明确档案管理的责任和义务，同意专职档案职员的指导，遵循科研档案管理规范和采集流程上交资料。

（二）完善科研档案的管理机制

任何科研院所假如没健全的科研档案管理机制，没科学、规范的科研档案管理规范，要达成科研档案的集中、统一管理是十分困难的。第一，要明确综合档案室、科研管理部门及档案形成部门的职责，自上而下的形成档案管理互联网。第二，要转变管理模式，从项目立项之初就主动深入课题组帮助、指导预立卷工作。在项目实行过程中，联合科研管理部门一块对项目实行水平和项目过程文件进行年度检查，实行全过程监管。第三，规范并健全科研档案管理规范，包含归档范围、保管期限，档案接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴别、销毁有关环节。第四，落实一线科研职员和科研管理部门职员的培训、检查、奖惩规范，将参加档案培训状况、档案水平检查状况、归档完整率等纳入项目组绩效排序、个人绩效考核，与项目经费尾款拨付与年度奖金发放挂钩，从而确保规范有效落实。

结束语

科研档案是科研院所宝贵的可再生财富，其水平的好坏直接关系到其借助价值大小。提高科研档案水平并不是一朝一夕，不但与国内科研体制的变革息息有关，也与单位管理层、档案管理职员、一线科研职员的档案意识密切有关。使用积极有效的方法，挖掘工作的革新点，才能一同提高科研院所科研档案水平，为本单位的进步提供最佳的服务[3]。