证照档案是政府部门和可以获得第三方资质的服务机构依法出具的具备法律效力和保存价值的各类批文、证件、执（牌）照、鉴别报告、证明材料等文件。伴随信息技术的进步和现代企业规范对办公效率的需要，电子证照档案应运而生。电子证照档案是一种数字形态的证照，它遵循有关安全和技术规范，由计算机等电子设施形成、办理、传输和存储的证照信息记录。电子证照档案的管理和应用，依托电子证照管理软件，完成电子证照档案的制作、存储、信息查看和交换共享，为政府部门在线审批、免费查询、在线借助提供服务。电子证照档案的管理，解决了纸质证照反复提交导致的资源浪费，节省了社会本钱；电子证照档案的用法，是国家规范企业监管的要紧抓手，也是企业维护自己合法权益的要紧依据；电子证照档案的应用，提高了政府的办公效率和协同办公能力，可见在此背景下对电子证照档案进行有效管理意义重大。

1、电子证照档案管理近况

2013年12月，福建宣布首批省直部门涉企电子证照系统正式开通，它也成为全国第一个整体推进电子证照应用的省份。其中，首批共有25个部门、200种涉企电子证照开通用，这意味着企业在申请这200种事情时，获得纸质证照的同时，也将领取到相应的电子证照。换句话说，将来企业办理其他证照时，只须通过电子政务平台，就能达成电子证照档案的在线查验和传递，政府部门也可以通过在线预览，在电子政务平台内达成审批，加盖电子印章，达成无纸化操作。电子证照档案的产生降低了因携带很多资料与资料复印件带来的不便，减少了因证照丢失给企业带来的商业风险和经济损失。

作为电子证照档案应用的先行者，泉州政府先后打造了“网上审批管理信息平台”、“行政执法信息平台”、“政府采购信息平台”和“建设工程招标投标信息平台”等具备电子政务和电子监察功能的管理软件。同时，国税、地税、医疗保险、社保、公安局出入境、交警、自来水、电力等面向企业和社会的行政审批服务项目也分别打造了各自的互联网管理软件。

现在，电子证照档案生成步骤支持两种方法生成的电子证照，一是通过人工二次录入扫描生成的电子证照，通过发证单位对存档的纸质电子证照进行数字化或者是用户应用电子证照时，到有资质的单位进行证照鉴别，生成电子证照；二是通过电子证照采集，在电子证照颁发的过程中完成电子证照档案的生成工作或者是在业务步骤中明确所需要的电子证照档案，开设端口，设置采集程序，完成对所需电子证照档案的采集工作。如图1所示。

2、电子证照档案管理中存在的问题

（一）布局分散，纸质证照与电子证照并存，未能集中统一管理

电子证照类型多样，包含具备法律效力的各类批文、证件、执（牌）照、鉴别报告、证明材料等文件。上述文件形成部门之间尚未形成统一的电子证照档案共享平台，部门间各自为政现象还比较常见，涉及每个部门的电子证照档案的业务系统和高效的电子证照档案资源管理模式与服务平台建设，未能满足多个部门协同办公的需要。同时，因为早期信息化水平相对较低，传统证照信息记录方法仍为纸质档案记录方法，尚未使用信息化记录方法，使得纸质证照和电子证照档案并存。从长期来看，如此会干扰到电子政务的推广，进而制约政府和企业信息化的应用和普及。

（二）电子证照档案标准缺少，需要拟定专业标准

电子证照的生成、审批、借助、归档都需要打造一套严格的规范，并且这套标准需要全方位可行，既要符合国家规范，又要符合企业的特征和个人的需要。从现在来看，国家层面缺少关注，尚未有直接针对电子证照管理和应用的规范；地方层面的实践缺少深度，尽管福建颁布了《推进文件证照电子化应用革新行政审批模式的推行建议（暂行）》，从大体上对其进行了标准的设计，但专业标准拟定进程滞后于电子证照推进速度，其后果是对电子证照应用标准、生成标准、内容与格式标准、信息安全指标缺少统一的规定，进而使得部门间对接不畅。

（三）电子证照档案应用步骤亟需改变

现在，电子证照档案应用步骤包含：证照生成、证照颁发、证照申报、证照应用、证照链剖析。因为各应用步骤之间的界限不明确，较为常常出现的问题是：第一，各行政单位在受理、审批相应的事情时，因为没形成专业的证照信息库，使得证照信息重复用率低；第二，公众、企业进行相同项目申报时存在重复提交证照的状况，影响行政服务能力的提升；第三，申报材料中的证照信息没办法准时校验，使得证照的真伪没办法辨别。

3、电子证照档案管理对策

（一）推进电子证照档案业务系统的应用平台建设

一是加大电子证照档案基础性工作建设，统一编码规范，依据证照的内容，剖析共性、优化差异，形成满足不同单位对证照内容的一同需要。对已经办理业务系统进行调查，结合各类证照的颁发步骤与制证过程，使用数据采集、证照扫描、审批系统提取等方法达成对证照信息的全覆盖，使历史数据自动入库。进而通过打造证照数据采集平台，形成证照信息大全。二是使用企业和个人门户的方法打造电子证照档案公共服务管理软件，该系统具备查阅和审批申报功能，涉及证照发放、用户管理、个人消息定制、个人消息提醒等模式，以达成专业化和个性化的服务，为政策导向提供服务。三是加大电子证照网上审批平台建设，将办事节点过程中的纸质证照替换成电子证照，不只解决了纸质重复提交问题，还能更好地塑造电子证照档案全步骤应用平台。其中，网上审批步骤的节点包含：证照受理、证照验证、证照办理、证照管理、原件召回、证照纠错、证照添加等。

（二）拟定标准，加大规范引导

国家层面进行引导的同时，也要鼓励地方的试点和实践探索。建议电子证照档案主管部门在进行顶层设计时，颁布涉及电子证照档案生成、数据填报、数据处置、数据封装、数据管理、证照集中库建设、公共服务平台建设标准等标准和规范。同时，地方层面的探索可以从如下方面展开：拟定电子证照档案数据著录标准、电子证照档案数据库建设标准、政府部门数据和技术共享标准、电子证照档案应用服务标准、电子证照档案签章系统、电子证照档案数字化扫描标准，以保证电子证照档案管理符合标准。除此之外，拓展证照档案业务调查，充分知道证照档案的形成规律，以便拟定电子证照档案有关标准和规范时可以有些放矢。

（三）健全电子证照档案应用步骤，提升电子证照档案服务效率

一是引入“防止二次上报”技术，减少重复率，减轻申报工作量。证照审批部门审批完毕后，依据统一的数据规范，将批文、证照信息录入到电子证照共享体系里，提升电子证照档案的重复用率，为其他事情提供电子依据。二是推广电子证照档案全步骤网上审批，从审批事情申报入手，除去提供窗口受理以外，健全网上申报机制，达成网络申报、查看与办结，进入审批共享库，通过验证后进入，降低审批时很多的重复验证工作。三是依据需要改造业务系统、办公系统、审批系统，嵌入电子证照档案生成、管理、分发和安全保管功能，达成与电子证照档案数据库的无缝对接，支持电子证照档案查验和核对工作。